TYPO3 MODULE: T3 Mail

Newsletter bilden eine der gängigsten Methoden, um Kunden, Partner und Interessentenregelmäßig mit Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu versorgen. Richtig gemacht sind Newsletter ein äußerst effizientes Mittel zur Kommunikation und Kundenbindung.

Zahlreiche Tools und Programme gibt es bereits für die Erstellung und den Versand von Newslettern – in unterschiedlichem Umfang und zu unterschiedlichen Preisen.

Basierend auf der TYPO3 Extension Direct Mail ermöglicht Ihnen BlueChip mit dem TYPO3 Newsletter Tool T3 Mail die Nutzung des CMS TYPO3 für die Erstellung und den Versand von Newslettern - bei großer Funktionsvielfalt. Dabei erleichtert die gewohnte Benutzeroberfläche des TYPO3 Backends viele Handgriffe. Da die gesamte TYPO3 Installation für T3 Mail auf dem BlueChip Server läuft, wird Ihr Webspace nicht belastet und BlueChip sorgt für die Verfügbarkeit des Tools.

Mit Ihrem Zugang zum T3 Mail Newsletter-Portal können Sie im gewohnten TYPO3 Backend Newsletter anlegen, mit Inhalten befüllen, Empfänger verwalten und schließlich den Newsletter versenden und seinen Erfolg über eine Leserstatistik nachvollziehen.

Neue Newsletter können einfach in der Listenansicht angelegt werden und sind vergleichbar mit Inhaltsseiten in TYPO3. Sie benötigen einen Seitentitel (der gleichzeitig auch der Betreff im versandten Newsletter ist).

Unter dem Reiter „Erweitert“ in den Seitentiteleigenschaften werden die weiteren Basisdaten für den Newsletter eingegeben (siehe nächste Abbildung).

Hier können Bildelemente für den Header hinterlegt werden, die einfach vom lokalen Computer in die TYPO3 Maske hochgeladen werden können.

Weiters kann ein Themenzusatz (der das Leitthema des Newsletters kurz beschreibt) sowie ein Einstiegstext eingegeben werden. Dabei stehen die in TYPO3 üblichen Möglichkeiten der Editierung wie beispielsweise Textformatierung oder Verlinkung zur Verfügung.

Abschließend zeigt diese Maske alle im Newsletter bereits eingegebenen Inhaltsblöcke (Themen) an, die in der Sektion „Content“ in ihrer gewünschten Reihenfolge angeordnet werden können.

Innerhalb des Newsletters können dann einzelne Beiträge als Seiteninhalte hinzugefügt werden. Diese werden in Blöcken unterhalb des Headers und des Einleitungstextes eingefügt:

Bei der Erstellung von Beiträgen stehen ebenso einige Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Neben Überschrift und dem Text als eigentlichen Inhalt kann auch ein Bildelement zum Beitrag hinterlegt werden. Die Templates für das Layout wie beispielsweise „Text mit Bild“, oder „nur Text“ werden von BlueChip (im Rahmen der Anpassung des Newsletter Tools an die individuellen Kundenwünsche) erstellt und im System hinterlegt.

Wird im Feld „Link“ eine URL (Beispielsweise zu einer Seite mit weiterführenden Details) eingegeben, so wird für diese ein Facebook Share-Button generiert, mit dem die Newsletterleser den Artikel ihren Facebook-Freunden weiterempfehlen können. So kann ganz einfach Beitrag für Beitrag im Newsletter angelegt werden.

Der Newsletter in der Ansicht der Leser kann jederzeit in der „Anzeigen“ Ansicht eingesehen werden:

Im Direct Mail Menüpunkt “Empfängerliste” können Newsletterempfänger komfortabel in Gruppen geordnet und zusammengefasst werden. Diese Gruppen können später als Empfänger für einzelne Newsletter festgelegt werden.

Mit der Funktion „Neue Versandgruppe“ wird eine neue Gruppe angelegt:

Für die neue Gruppe wird im Feld „Bezeichnung“ ein Name festgelegt:

Unter „Ausgangspunkt“ kann auf bereits erfasste Empfängerdaten zugegriffen werden (beispielsweise auf den Ordner „Registrierungen“, der jene Empfänger enthält, die sich selbst für den Newsletter angemeldet haben.

Natürlich können auch neue Newsletterempfänger in das System eingespeist werden, beispielsweise aus Ihrer Kundendatenbank. Solche neuen Newsletterempfänger können mittels CSV-Dateien ins Newslettersystem hochgeladen und übernommen werden. Dazu dient die Funktion „Import CSV-Datei“.

Die CSV Datei wird dabei direkt vom lokalen Rechner hochgeladen:

Anschließend werden wesentliche Einstellungen der CSV Datei abgefragt und die Datensätze schließlich eingelesen. Auf der Folgeseite können die einzelnen in der CSV Datei enthaltenen Felder den Kundendaten-Feldern im System zugewiesen, und die Datensätze ins System übernommen werden. Einzelne Empfänger können (in der Listenansicht) auch manuell eingegeben werden.

Im Hauptmenü „Funktionen“ gibt es unter „Direct-Mail-Begleiter“ die Möglichkeit, neu hochgeladene Adressdaten mit den bestehenden Daten abzugleichen und auf doppelte Einträge hin zu überprüfen. Damit kann verhindert werden, dass ein Empfänger den Newsletter mehrmals erhält.

Vor dem Versand eines Newsletters bietet das System von T3 Mail noch die Möglichkeit der Berechnung einer SPAM Wahrscheinlichkeit. Damit kann abgeschätzt werden, ob der Newsletter bei vielen Empfängern im SPAM Ordner landen wird. Die Berechnung der SPAM Wahrscheinlichkeit basiert auf Lernwerten des T3 Mail Newsletter Portal und überprüft beispielsweise den Textinhalt auf häufige SPAM-Schlagworte.

Ein weiterer wichtiger Schritt vor dem Newsletterversand ist der Abgleich der Empfänger mit dem jeweils aktuellen RTR Datenbestand. Eine aktuelle RTR Liste kann mit einer leeren eMail an abrufen-hash@ecg.rtr.at mit dem Betreff „Abrufen RTR-ECG Liste“ angefordert werden. Diese Liste wird dann in T3 Mail hochgeladen und mit den bestehenden Empfängerdaten abgeglichen:

Der RTR Abgleich hat rechtliche Hintergründe. Er dient zur Vermeidung des Newsletterversandes and jene User, die sich mit ihrem Eintrag in der RTR Liste vom Empfang ungewünschter Newsletter schützen. Dies kommt besonders bei importierten Empfängerdaten zu tragen, vom User direkt selbst abonnierte Newsletter sind unproblematisch.

Wurden alle Vorbereitungen und Kontrollen abgeschlossen, so kann der Newsletter versandt werden. Dies geschieht im Menüpunkt „Direct Mail“ in vier einfachen Schritten:

Nach der Auswahl des Newsletters können nochmals die Basisdaten (wie beispielsweise Absender oder Betreff der eMail) überarbeitet werden. Anschließend gibt es die Möglichkeit, eine Testnachricht zu versenden, um das Layout des Newsletters in einem eMail Client zu überprüfen.

Abschließend können dem Newsletter die jeweiligen Empfängerlisten zugewiesen werden sowie ein Versanddatum und -zeitpunkt festgelegt werden. Mit einem Klick auf „An alle Empfänger der Versandgruppe versenden“ wird der Newsletter zum Versand freigegeben und ist ab sofort unter dem Menüpunkt „Versand-Status“ sichtbar:

Der Versand des Newsletters erfolg standardmäßig ab dem festgelegten Zeitpunkt im 5-Minutentakt an maximal 200 Adressen. Möchte man das 5-Mintenintervall unterbrechen, so können mit der Funktion „Versand anstoßen“ der Newsletter an die nächsten (bis zu) 200 Empfänger verschickt werden. Ansonsten läuft der Versand völlig automatisch ab.

Sobald der Newsletter versandt wurde, ist er auch im Menüpunkt „Statistiken“ verfügbar. Hier können dann Daten wie Leserate, zurückgekommene eMails (beispielsweise von fehlerhaften Adressen oder vollen Mailboxen), Reaktionen oder die Anzahl der Klicks auf einzelne Links nachvollzogen werden.

Natürlich entspricht der Newsletter auch den gesetzlichen Anforderungen, mit der Möglichkeit für die Leser, den Newsletter abzubestellen, ihre persönlichen Daten zu ändern sowie das Impressum des Versenders einzusehen. Diese Links werden standardmäßig im Footer des Newsletters angezeigt.

Auch die Verwaltung der Abonnentendaten entspricht den gesetzlichen Standards: So wird beispielsweise mitprotokolliert, wann sich ein Empfänger im System für den Newsletter registriert hat und über welche IP Adresse die Anmeldung durchgeführt wurde.

Sie sehen, das Newsletter Modul T3 Mail ist ein sehr umfangreiches und mächtiges Tool für den gesamten Prozess der Newslettererstellung über die Verwaltung der Abonnentendaten bis hin zur Auswertung und Erfolgskontrolle.

Weitere Informationen über T3 Mail finden Sie online unter www.t3mail.at.